Skip links

Belorta

Belorta vernieuwt samen met Discorp enkele kleine en grote vergaderzalen om optimaal te kunnen functioneren.

Enkele maanden geleden werden we gecontacteerd door onze klant BelOrta. De nood om verschillende vergaderzalen opnieuw in te richten was hoog. Een verouderd systeem en het massale thuiswerken waren hierbij de aanleiding. Hierbij was er voornamelijk vraag naar een Microsoft Teams oplossing en een gemakkelijk te gebruiken systeem.

Oplossingen op maat

Niet elke vergaderzaal is dezelfde, daarom biedt Discorp op maat gemaakte oplossingen aan. Elk project wordt door de accountmanager en het installatie team volledig uitgewerkt. Hierbij wordt rekening gehouden met de vraag en wensen van de klant.

In onze brouwerij kan het installatieteam aan de slag om de oplossingen te testen en klaar te stomen voor de installatie. Zo ging het ook voor BelOrta. Onze accountmanager Jan Brusselle en technicus Simon Vankrunkelsven gingen aan de slag.

Mission Statement

As a specialist in workspace optimization, we facilitate your challenges by turning your needs into tailor-made solutions.

Logitech oplossingen

Er werd gekozen om de Logitech Rally plus te installeren met 7 microfonen in de grote raadzaal. Ook voor de kleinere meeting ruimtes werd voor Logitech Rally camera geopteerd.

Lees het interview met Tim van Caeyzeele, Head ICT bij BelOrta

Welke ruimtes binnen Belorta werden er door Discorp aangepakt?

Als eerste hebben we onze Eburon zaal aangepakt. Deze vergaderzaal werd al jaren gebruikt als Videoconference room en was voorzien van een oude polycom installatie. Dit systeem werd destijds geinstalleerd op meerdere belgische groenten en fruit veilingen om via die manier videoconference mogelijk te maken onderling.
Bij de vernieuwing hebben we resoluut gekozen voor een systeem dat compatibel is met MS Teams en waar eenvoud voorop staat. Het COVID tijdperk heeft de vraag naar Teams meetings enorm doen stijgen.

We hebben onze locaties te Sint-Katelijne-Waver, Borgloon en Zellik allen voorzien van de nieuwe Logitech apparatuur en merken dat dit veel meer gebruikt wordt dan het oudere systeem.

Niet alle veilingen konden op dezelfde snelheid hun installaties vervangen, maar dat was geen obstakel. De nieuwe installatie laat toe om zowel Teams te gebruiken als om het even welk ander platform (waaronder ook ons oudere systeem).

Hoe werkte het oude systeem?

Vroeger moest men middels meerdere afstandbedieningen de tv en de Polycom toestellen activeren, vervolgens inbellen in een virtuele zaal die hopelijk vrij was op die moment en middels omslachtige toetsencombinaties kon je het scherm gaan delen.
Vandaag kunnen we binnenwandelen, de TV activeren en een meeting joinen via de touchscreen. Scherm delen en andere opties zijn makkelijk te activeren via dezelfde touchscreen.
We merken dat onze mensen veel sneller aan het vergaderen zijn gezien de drempel lager is. Hier is duidelijk efficiëntie winst.

Wat was de volgende stap?

We zijn daarna snel gevolgd met de andere zalen.

Elke 4 weken vindt de raad van bestuur plaats. De verkozen telers nemen hieraan deel. Traditioneel gebeurde dit fysiek op de veiling te Sint-Katelijne-Waver zelf in de raadzaal. Door de huidige COVID maatregelen was hier een duidelijke vraag naar een andere aanpak.

In eerste instantie hebben we getest in welke mate onze telers klaar waren voor online meetings, gebruik makende van interne hardware die we koppelden. We merkten al snel dat dit vlot ging, waarop we snel beslisten om een soortgelijke logitech installatie te laten installeren in de raadzaal. De uitdaging was hier iets groter, net als de zaal ,maar Discorp heeft prachtig werk geleverd.

Welke werken heeft Discorp hier uitgevoerd?

Het Discorp team heeft heel erg zijn best gedaan om de mooie raadzaal die helemaal afgewerkt was, extra te gaan voorzien van de nodige bekabeling. De zaal bestaat uit een grote U-vorm aan tafels waarin microfoons moesten ingebouwd worden, ook wilden we een extra TV. Als je vandaag de zaal binnenwandelt zie je nog steeds geen enkele kabel, alsof dit tijdens de opbouw van de kamer zo voorzien werd. Gezien de eenvoud van de installatie, die ook gekend is vanuit de andere zalen, dient het IT-Team niet meer aanwezig te zijn voor permanentie wanneer de RvB plaatsvindt (buiten de werkuren). Men kan via de touchscreen onmiddellijk de geplande vergadering zien en via één druk op de knop deelnemen. Dit werkt super.

Qua geluidservaring werkt dit ook top. De zaal is niet klein, er zitten zo’n 8 a 10 personen in de zaal en evenveel remote te werken. Iedereen hoort mekaar kraakhelder. Dit is een hele verbetering!

We hebben een grote projector hangen en daarnaast hebben we nu een beeldscherm geïnstalleerd waar de mensen in beeld komen. Als men dan in de zaal aan het volgen is, en iemand die remote deelneemt, neemt het woord, ziet men deze persoon perfect op het rechter beeldscherm verschijnen. Als de camera opstaat natuurlijk. Onze projector blijft doen wat hij altijd deed, namelijk content delen. De mensen thuis kunnen dit dan perfect volgen.

De key take aways van deze installatie zijn dat ze prachtig uitgeboerd werd door het Discorp team en dat het systeem perfect werkt, zelfs voor mensen die niet dagelijks met een computer werken. We hebben sterk het gevoel dat zij, ook na het CVID tijdperk, willen vasthouden aan deze nieuwe manier van vergaderen. Zij moeten dan niet persé de afstand afleggen en tijd verliezen om onderweg te zijn.

De footprint van dit soort installaties binnen BelOrta is groter aan het worden. Men begint deze installlaties nu ook te gebruiken voor Webinars. Met de tomatentelers delen wij vaak kennis. Vroeger werd dit inhouse georganiseerd maar dat kan nu niet meer. Met de nieuwe installatie was dit makkelijk op te lossen. We hebben dit als IT-Team dan ook begeleid om aan te tonen dat je een webinar kan geven en onze mensen zijn dit nu eigenhandig beginnen gebruiken. Ondertussen geeft BelOrta dus webinars en dit allemaal dankzij de installatie van de zalen die we door Discorp hebben laten uitvoeren.

De aanleiding van de aanpassing was dus voornamelijk tweevoudig; aan de ene kant de verouderde systemen en de vraag naar de Teams vergaderingen. Dit is dan in een versnelling terecht gekomen vanwege de intrede van het corona-virus.

De vernieuwing van de zalen stond sowieso op de planning voor 2020. Corona heeft ons genoodzaakt om veel sneller te schakelen en een extra zaal erbij te nemen. Plots zien we nu dat het een tekortkoming is dat nog niet alle zalen omgeschakeld zijn naar Microsoft Teams. Volgend jaar hebben we dus opnieuw budget ingepland om die zalen opnieuw in te richten. Het is een evidentie geworden dat je in een Teams-vergadering kan starten in onze vergaderzalen.

De key take aways van deze installatie zijn dat de installatie prachtig gebeurd is door het Discorp team alsook dat het systeem perfect werkt voor mensen die niet dagelijks met een computer werken.”

Tim Van Caeyzeele, Head ICT Belorta

Hoe verliep de opstart van deze aanpassingen?

We zijn bij meerdere partijen gaan luisteren. Ik kende Discorp al langer maar we hadden echter nog nooit samengewerkt op vlak van vergaderzalen. We wilden jullie ook contacteren voor deze installatie. Ik moet zeggen dat bij jullie vooral het gevoel van ontzorgen naar boven kwam. We kregen een vaste prijs en jullie zorgden voor de rest. Dat geeft een heel gerust gevoel want dan weet je wat de installatie zal kosten. Ook qua oplevering werd ons verzekerd dat het heel professioneel zou gedaan worden.

We hadden een extra vraag en ik vind dat Discorp daar ook als enige aan voldaan heeft. Zoals ik al eerder aangaf was ons eerste doel om een Teams-zaal te hebben maar we wilden mensen ook toelaten om daar een zoommeeting of andere te doen evenals het oude systeem nog te kunnen gebruiken. Dit alles moest mogelijk worden gemaakt terwijl het niet te complex mocht zijn. Dit heeft Jan met de rest van het Discorp team mee opgenomen in het voorstel en ervoor gezorgd dat dit kon. In de praktijk heeft zicht dat dan vertaald door een USB-switch toe te voegen aan de installatie. Dit ziet eruit als 2 knopjes: onder het linkse knopje is er een label met ‘Teams’ en onder het rechtse een label met ’PC’ erop. Als we voor PC kiezen worde,de camera en microfoon gekoppeld aan de PC en dan kan je om het even wel systeem gebruiken zoals Zoom of het oude systeem. De meeting loopt dan via de computer en elke zaal is dan op die manier multifunctioneel. We kunnen via deze kleine omweg, toch een zaal voor elke technologie hebben.

Wat we dus niet voorhebben is dat mensen een zaal reserveren en dan tot de conclusie komen dat hun geplande meeting hier niet mogelijk is.

Zijn de andere partijen ook ingegaan op deze specifieke vraag?

Daar was Discorp de enige die dit volledig had uitgeschreven in het voorstel en bovendien ook had getest. Jullie hadden intern een test-set-up geïnstalleerd om na te gaan of die USB- omschakeling zou werken. Dit is ook helemaal opgeleverd zoals gehoopt. Ook jullie snelheid was een heel erg pluspunt. Discorp kon de materialen zeer snel leveren. Ik weet nog dat Jan zei bij de installatie van de Raadzaal dat jullie geen volledige set-up in huis hadden, maar door de ontmanteling van verschillende andere set-ups konden jullie toch de componenten aanleveren om de installatie uit te voeren. Daardoor is het heel snel kunnen gaan, wat voor ons echt een enorm voordeel was. Echt chapeau.

“Ik moet zeggen dat bij jullie vooral het gevoel van ontzorgen naar boven kwam. We kregen een vaste prijs en jullie zorgden voor de rest.”

Tim Van Caeyzeele, Head ICT Belorta

Na het nodige vooronderzoek, hebben jullie ook gewerkt met demotoestellen?

Nee, ik heb echt op mijn eigen ervaring verder gebouwd. Ik kende de set-up en ik was heel tevreden over Logitech en hele het systeem zoals het touchscreen. Ik was dus wel overtuigd dat dit een goede keuze was. Hier hebben we dan ook geen tijd aan verspild, aangezien snelheid in deze tijden zo belangrijk was.

We hebben natuurlijk verschillende partijen gechallenged maar van de oplossing zelf was ik al overtuigd.

Hoe was jullie ervaring met ons installatieteam?

Heel goed! Zelfs voor de installatie is Simon meegekomen en dan zie je al dat hij kennis van zaken heeft. Zo heeft hij aangegeven dat er gaten in de tafels geboord moesten worden om alles mooi weg te kunnen werken. Hij heeft ons ervan bewust gemaakt wat er nodig was om alles weg te kunnen werken. Tijdens de voorbereidende meeting heeft hij getoond hoe hij dit allemaal zou aanpakken. We waren mee in zijn verhaal en konden zien dat hij een propere afwerking voor ogen had. Simon heeft duidelijk heel wat kennis.

U bent dus zeker tevreden over de aanpak van Jan, onze accountmanager en Simon, onze installateur?

Inderdaad, en zeker voor wat betreft de raadzaal. Dit was echt een uitdaging. Daar werden er kabels via vloerpotten en valse wanden weggewerkt. Je ziet er niets meer van maar om te zorgen dat er niets te zien is hebben ze wel enorm werk geleverd

Jan Brusselle

EXTERNAL ACCOUNT MANAGER

Simon Vankrunkelsven

TECHNICAL MANAGER

Hebben jullie een servicecontract bij Discorp?

Ja wij hebben een basic maintenance contract voor 3 jaar.

Wat is nu jullie ervaring met het systeem?

Super, het werkt al een hele tijd perfect. De kleinere zaaltjes waren al iets eerder klaar, in juni ongeveer. De grotere raadzaal was midden augustus klaar. De Teams zalen zijn de meest gevraagde zalen op dit moment. Ook het verhaal over de webinars toont dat het een business enabler is. Ook daarvoor krijgen we van collega’s allerhande vragen. Ze beseffen dat er meer mogelijk is en vragen in eerste instantie de nodige begeleiding aan ons als ICT departement. Door simpelweg te tonen hoe het moet, beseffen ze dat ze het helemaal zelf kunnen.

Dit is ook belangrijk voor het departement. Het ICT departement willen vooral implementeren, supporteren en mensen opleiden en daar stopt het idealiter voor ons.

Het systeem van Logitech kende je dan eigenlijk al en daar was je tevreden over, is die ervaring onveranderd?

Ja ik ben nog steeds heel tevreden. Wat ik nog niet kende was dit soort camera, namelijk de Rally. Ongeacht met hoeveel personen in de zaal zit, de autozoom of autoscale past zich telkens aan, aan de hoeveelheid personen. Dit is voornamelijk een heel leuk aspect wanneer je in een grote zaal zit dat je je zelf toch volledig in het scherm kunt krijgen en niet als een lege zaal. De camera past zich dan weer aan als er dan weer 5 personen in de zaal zitten. Dit is dus ideaal voor polyvalente zalen zoals wij die hebben. Onze zalen zijn bedoeld voor 1 tot 8 personen. Je kan dus evengoed alleen in een vergaderzaal zitten maar tegelijkertijd volledig in beeld komen. Met 8 is dat dan weer een andere set-up maar daarvoor is de Rally camera wel ideaal.

Learn how we can advise you in optimizing your modern
workplace every step of the way.

CONTACT US