Skip links

Hybrid event

JCI (Junior Chamber International) launched its first hybrid event in Flanders together with Discorp and Netropolix.

It is not easy to plan an event these days. There are a lot of measures you will have to take into account. Not to mention, those measures can adapt faster than you can put together the event.

For an indoor event, the number of attendees is limited to avoid crowds. Organizing a hybrid event can bypass these limitations.

What is a Hybrid Event?

A hybrid event allows you to combine the physical and virtual.  You would only allow a limited amount of people to physically participate and be present at the event. Everyone else can participate online. So there is no need to exclude a big part of your target group or to organize multiple events to keep your audience safe.

How can we help?

Same but different

When organizing a virtual event you should take different aspects into account. For example, which camera should you use? Where should you put the microphones?

JCI partnered up with Discorp and Netropolix to make sure everything was running smoothly on the big day. Read more in the article about their experience.

Read the article in Dutch

JCI Vlaanderen realiseert samen met Discorp en Netropolix eerste fysiek en virtueel event

Junior Chamber International (JCI), de vorming- en netwerkingsorganisatie voor jonge ondernemers organiseerde op zaterdag 22 augustus de Dag van de Verantwoordelijken. Niet evident in coronatijden zou je denken. Maar JCI kwam met een primeur op de proppen: zo organiseerde het haar eerste hybride evenement met behulp van Discorp en Netropolix.

Dag van de verantwoordelijken: coronaproof?

Elk jaar organiseert JCI, de organisatie voor jonge mensen met een passie voor ondernemen, de Dag van de Verantwoordelijken. Tijdens zo’n event nemen enkele inspirerende sprekers het woord. Dit jaar lag de focus op Finance en Communicatie. Hiermee zou het het eerste fysieke evenement van de vereniging worden sinds februari 2020. Bijgevolg lag de druk hoog: de leden hunkerden naar een bijeenkomst, maar of het event al dan niet zou kunnen doorgaan op een veilige manier, bleef lange tijd onzeker … Tot enkele leden van JCI hun krachten bundelden en zorgden voor een primeur: ze maakten een hybride opstelling zodat het event tóch kon doorgaan onder de huidige maatregelen.

Netropolix & Discorp: uitstekend teamwork

Eén van de maatregelen luidde dat events mochten doorgaan voor maximum 50 personen. Om toch iedereen op een alternatieve manier bij elkaar te krijgen, deed JCI een beroep op ervaren IT-bedrijven én partners Discorp en Netropolix. Die eerste zorgde als hardware specialist voor de levering en ophaling van grote TV-schermen met professionele microfoons en camera’s. Kjell Spruyt, JCI-lid en Salesmanager bij Netropolix, hield zich bezig met de voorbereiding van het event en regelde ter plaatse de opzet van cloudservices zoals Teams. Op die manier kon elk lid van de vereniging, zowel fysiek als remote, aanwezig zijn op het event én werd het maximum aantal genodigden slim omzeild. De samenwerking tussen Netropolix en Discorp verliep bovendien erg vlot. Het feit dat ze een partnership hebben en dagelijks dergelijke audiovisuele oplossingen opzetten, bood een enorm voordeel. “Netropolix en Discorp hebben snel geschakeld. De hardware en software waren makkelijk in te stellen en dankzij de on-site collega van Netropolix is tijdens de dag zelf alles vlekkeloos verlopen,” vertelt Kenneth De Decker, voorzitter van JCI Vlaanderen. “Als organisator hebben wij ons geen zorgen moeten maken, net zoals het hoort”, aldus De Decker.

“Netropolix en Discorp hebben snel geschakeld. Dankzij de on-site collega van Netropolix is tijdens de dag zelf alles vlekkeloos verlopen.”

Kenneth De Decker, voorzitter JCI Vlaanderen

Toekomstgericht

Met de Dag van de Verantwoordelijken zit het eerste hybride evenement van JCI erop. En dat het was meegevallen! Leden die van ver moesten komen, konden eenvoudig van thuis meevolgen en afwezigen kunnen achteraf de gegeven lezingen bekijken. Daarom besliste de vereniging dat dit zeker niet de laatste keer was dat het een tweeledig event organiseerde. De toekomstgerichte manier laat toe mensen vanuit verschillende locaties bij elkaar te brengen. Bovendien is er voor alles een eerste keer. De slogan van de vereniging luidt dan ook ‘Learning by doing’ en dat is exact wat ze gedaan hebben met deze stunt.

Learn how we can advise you in optimizing your modern
workplace every step of the way.

CONTACT US